Cómo digitalizar albaranes automáticamente: de foto a Excel en 15 segundos
El problema real: el albarán de papel sigue vivo
En la mayoría de empresas de transporte, distribución y almacén, el albarán en papel es una realidad cotidiana. El repartidor llega, entrega la mercancía, deja el papel firmado y se va. Alguien, más tarde, tiene que transcribir ese dato al sistema.
Ese “alguien” dedica entre 3 y 5 minutos por albarán. Con 30-60 albaranes diarios, son entre 2 y 5 horas de trabajo manual, repetitivo y propenso a errores.
El resultado habitual:
- Referencias mal copiadas que bloquean conciliaciones con el ERP
- Fechas incorrectas por leer números parecidos (0 y 8, 1 y 7)
- Campos omitidos por prisa o cansancio
- Desincronización entre el Excel del almacén y el sistema de facturación
La digitalización de albaranes resuelve exactamente este problema.
Qué significa digitalizar un albarán
“Digitalizar” no es solo hacer una foto y guardarla. Una imagen de un albarán no sirve de nada en SAP o en Holded. Lo que necesitas es extraer los datos estructurados del documento físico:
- Número de albarán
- Fecha de entrega
- Proveedor / cliente
- Referencias de artículos y cantidades
- Firma o sello (para acreditar la entrega)
- Total en kilos o unidades
Una vez extraídos en formato estructurado — filas y columnas — puedes importarlos directamente en tu ERP sin tocar el teclado.
Cómo funciona la digitalización con IA (paso a paso)
Paso 1 — Fotografía el albarán
Abre ScanGrounded en tu móvil o en el ordenador del almacén. Puedes:
- Usar la cámara del móvil directamente desde la app
- Arrastrar y soltar una imagen ya tomada
- Seleccionar un archivo desde el explorador de archivos
Puedes subir varias fotos a la vez. Si tienes un paquete de 12 albaranes encima de la mesa, fotografíalos todos juntos — la IA los detecta y extrae cada uno por separado.
Paso 2 — La IA detecta y extrae los datos
En menos de 15 segundos recibes:
| Campo | Ejemplo extraído |
|---|---|
| Número de albarán | AB-2026/04112 |
| Fecha | 13/04/2026 |
| Proveedor | DISTRIBUCIONES NORTE S.L. |
| NIF | B12345678 |
| Artículo 1 | Palets 120×80 — 48 ud |
| Artículo 2 | Film retráctil — 5 kg |
| Peso neto | 327 kg |
| Matrícula vehículo | 1234 ABC |
Cada campo incluye un score de confianza (0-1). Los valores con confianza baja aparecen resaltados para que los revises antes de exportar.
Paso 3 — Revisa y edita en segundos
El editor visual te muestra la imagen original junto a los campos extraídos. Puedes corregir cualquier valor directamente — sin salir de la app, sin copiar y pegar.
Paso 4 — Descarga el Excel
Un clic descarga un archivo .xlsx con todos los albaranes procesados en ese lote:
- Una fila por albarán
- Cabeceras de columna estandarizadas
- Formato de fecha consistente (YYYY-MM-DD)
- Compatible con Excel, Google Sheets, SAP, Holded, Sage y cualquier sistema que acepte importación CSV/XLSX
¿Funciona con albaranes borrosos, doblados o en papel térmico?
Sí. El modelo de IA de ScanGrounded está entrenado específicamente para manejar:
- Papel térmico (el más común en báscula y puntos de venta): caracteres con poco contraste
- Documentos doblados o con arrugas: el procesamiento local corrige perspectivas
- Albaranes a mano: precisión menor (recomendamos revisar), pero extrae lo legible
- Fotos con baja iluminación: el editor incluye ajuste de brillo/contraste previo al procesamiento
- Varios albaranes en una misma foto: detecta hasta 12 documentos por imagen
Comparativa: albaranes en papel vs. digitalización con IA
| Aspecto | Proceso manual | ScanGrounded |
|---|---|---|
| Tiempo por albarán | 3-5 minutos | < 15 segundos |
| Errores de transcripción | 3-8 por sesión | 0 (con revisión) |
| Formato de salida | Excel a mano | .xlsx importable |
| Procesamiento en lote | No | Hasta 12 por foto |
| Privacidad de los datos | Depende del proceso | 100% en tu dispositivo |
| Requisito de instalación | — | Ninguno (funciona en el navegador) |
Compatibilidad con ERP: cómo importar el Excel de albaranes
El archivo generado por ScanGrounded sigue un formato estándar pensado para importación directa:
SAP Business One / SAP S/4HANA
El Excel exportado es compatible con la plantilla de importación de “Documentos de recepción de mercancías”. Solo mapea las columnas en el asistente de importación de SAP.
Holded
Holded acepta importación de albaranes vía CSV/XLSX desde el módulo de Inventario → Importar. El formato de ScanGrounded es directamente compatible.
Sage 50 / Sage 200
Usa la utilidad de importación de Sage. El Excel de ScanGrounded tiene los campos necesarios (referencia, cantidad, precio, proveedor, fecha) en el orden esperado.
Xero, Odoo y otros sistemas
Cualquier ERP con importación XLSX o CSV funciona. Si tu sistema requiere un mapeo de cabeceras específico, puedes renombrar las columnas en Excel antes de importar — operación de 30 segundos.
La privacidad como diferencial: tus albaranes no salen de tu dispositivo
Esto es importante sobre todo para empresas que manejan albaranes con datos de clientes, precios pactados o referencias internas confidenciales.
A diferencia de los servicios OCR en la nube (Google Document AI, AWS Textract, Adobe Acrobat Online), ScanGrounded procesa todo el contenido localmente en tu navegador. Tus imágenes nunca se suben a ningún servidor. El único tráfico de red es la autenticación y sincronización de tu suscripción — no el contenido de los documentos.
Esto hace que ScanGrounded sea compatible con:
- RGPD / GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)
- LOPD-GDD (Ley Orgánica de Protección de Datos española)
- Políticas internas de seguridad que prohíben subir documentos comerciales a terceros
Preguntas frecuentes sobre digitalización de albaranes
¿Cuántos albaranes puedo digitalizar por mes?
Depende de tu plan. El plan Freelancer incluye 100 extracciones/mes ($4.99). El plan Growth incluye 1.000/mes ($14.99). El plan Small Business incluye extracciones ilimitadas ($49.99/mes). Todos con prueba gratuita de 30 días.
¿Funciona sin conexión a internet?
Sí. Una vez cargada la app, el procesamiento funciona offline. Solo necesitas conexión la primera vez (para autenticar tu suscripción y cargar los modelos de IA) y al sincronizar los datos exportados.
¿Qué pasa si la foto tiene albaranes de diferentes proveedores mezclados?
ScanGrounded detecta cada documento de forma independiente, sin importar que vengan de distintos proveedores o tengan formatos diferentes. El Excel resultante tendrá una fila por documento con sus datos correctamente separados.
¿Puedo usarlo en el almacén desde el móvil?
Sí. ScanGrounded es una PWA — funciona en el navegador del móvil (Chrome, Safari, Firefox) sin instalar nada. Puedes incluso añadirla a la pantalla de inicio para acceso con un toque.
Empieza a digitalizar tus albaranes hoy
No necesitas tarjeta de crédito. Crea tu cuenta, sube tu primera foto y comprueba el resultado en menos de 15 segundos.
¿Tienes albaranes en un formato muy específico o necesitas una integración directa con tu ERP? Escríbenos a scangrounded@scangrounded.com — personalizamos el formato de exportación para clientes de plan Business.